Mejoras pequeñas vs Mejoras grandes: ¿Vale la pena discutir esto?

Autor: Ricardo Hirata O.

Una de las discusiones inertes es el relacionado a si las organizaciones deben hacer mejoras incrementales, muy mal llamadas “mejoras pequeñas”, o dedicar los recursos para hacer mejoras transformacionales, tambien mal llamadas “mejoras grandes”. El reto es el desarrollo de la capacidad de respuesta de un sistema (e.g., empresa, institución, consorcio, red), de enfrentar su entorno, fortalecer su capacidad interna para operar y administrar dicho sistema y todos los proyectos e iniciativas requeridas para estos fines.

Las mejoras no son un fin, sino un medio.

Los líderes de todos los niveles de la organización tienen la responsabilidad y autoridad para clasificar y determinar la prioridad de cada proyecto o iniciativa de mejora, en función de sus recursos y contexto, y apoyar con la dirección y ejecución de estos, para alcanzar la visión y contribuir a la misión.

Se requiere de un liderazgo corporativo / ejecutivo, que apueste a diferentes tipos de mejoras, desarrolle a su personal en todos los niveles, y construya un sistema que administre estos proyectos o iniciativas de cambio (i.e. mejora o innovación).

El error mas común es solamente enfocarse a los proyectos transformacionales y los normativos, que son criticos para el negocio, pero no necesariamente involucran al 80% del personal. Se construye una cultura de proyectos mas no una cultura y disciplina de mejoramiento.

El indicador de desempeño que nos ayuda a diferenciar estas culturas es: El número de mejoras por persona por mes en la organización (pueden ser individuales o en equipos). En una cultura de proyectos, las personas solamente participan en mejoras cuando los nominan para un equipo de proyecto (de tiempo eventual, parcial o completo), y tienen un desempeño de 1 o 2 proyectos por año. El resto del personal, no contabiliza mejoras, no se documentan, no se reconocen y no se replican.

Una cultura de mejora, a diferencia de una de proyectos, entiende puntos clave como los siguientes:

1. Todo tipo de mejora es buena y necesaria en la organización. El rol de la Alta Dirección es capacitar al personal e indicar con claridad los objetivos de la empresa o institución, y deben ser los primeros en capacitarse y desarrollarse en el tema de mejora e innovación.
2. Las mejoras incrementales, son clave para mejorar los procesos de la rutina diaria en las operaciones, y por tanto son utiles para involucrar a la mayoría del personal en la organización. Generan una consciencia de mejora y control, donde “Todo se puede mejorar”, y “yo detecto, yo analizo y yo puedo apoyar la mejora”, a diferencia de “Yo no sabia”, “no me di cuenta”, “yo no fui”.
3. Las mejoras deben ser documentadas para ofrecer un reconocimiento a todos los que participan, y es el camino de la estandarización, y aprendizaje organizacional.
4.  Las mejoras transformacionales y mejoras normativas (i.e. para el cumplimiento de una regulación o norma), son obligatorias y estan normalmente apoyadas por los corporativos o consejos de administración, por lo que logran sus objetivos en tiempo y forma, pero no involucran mas que a grupos selectos de personas.
   • Es común que la alta dirección y gerentes, dan seguimiento puntual a estos proyectos. Inclusive participan en los equipos de trabajo.
5. Es importante la construcción del ecosistema que permita que los mandos medios y personal de supervision participen en mejoras enfocadas a mejorar procesos y sus áreas de oportunidad (e.g., desperdicios, tiempos muertos, accidentes, paros, zonas grises de control, automatizaciones). Estas mejoras comunmente se implantan comunmente en ciclos semestrales o cuatrimestrales.
6. El ecosistema o mejor llamado “Sistema de Mejora”:
   • Define los tipos de equipos que se requieren en función de los requerimientos de interaccion social que la empresa necesita internamente en cada proceso, entre los procesos, o inclusive en las relaciones con proveedores y/o clientes.
   • Define los tipos de modelos de mejora o innovación que pueden ser utilizados y aplicados en la organización.
   • Determina un sistema de reconocimientos.
   • Determina y ejecuta un plan y programas de capacitación para el desarrollo de habilidades de mejora de todos.
   • Establece politicas de promoción de la cultura de mejora y apoya con los recursos necesarios (e.g. financieros, materiales, tecnologicos, humanos).
   • Fortalece estructuras organizacionales de apoyo y soporte a este ecosistema (e.g. coordinadores, facilitadores, lideres, coaches).
7.  Las mejoras no se generan solamente por campañas, concursos internos o eventos anuales, sino que cualquiera puede registrar y proponer mejoras todo el año, independientemente de su participación en otros proyectos transformacionales o normativos. El ecosistema de mejora debe funcionar continuamente, y reconocer rutinariamente a quienes hacen mejoras todos los dias.

El tema central, no es encontrar las diferencias entre las mejoras y las innovaciones, sino encontrar su complementariedad y saber aplicar el componente creativo entre los diversos tipos de equipos, y modelos que derivan en proyectos e iniciativas de cambio.

El gran reto es desarrollar la capacidad de los líderes de todos los niveles de las organizaciones para promover, fortalecer y apoyar los esfuerzos y resultados de su personal.

En mi opinión, todos resolvemos problemas y creamos cosas todos los dias, ya que asi estamos diseñados, pero no siempre documentamos, replicamos y somos reconocidos por estos esfuerzos. Si se construyen estos sistemas y cultura de mejora todos participan. Es cuestión de dar la capacidad y la oportunidad a todos de mejorar diariamente.

“No hay nadie que te pueda convencer de que algo que te ha funcionado, no sirve.”

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Acerca del Autor
Ricardo Hirata es experto en Modelos de Planeación Estratégica, Medición y Desarrollo de la Efectividad Organizacional, Calidad, Innovación de Procesos, Análisis y Traducción de la Voz del Cliente y Kansei Engineering, ademas de ser el Director General de Keisen Consultores.

Como citar este articulo: Hirata-Okamoto, Ricardo, (4 de junio de 2021), Mejoras pequeñas vs Mejoras grandes: ¿Vale la pena discutir esto?, Artículos y Blog de Keisen Knowledge, KEISEN Consultores, México,  https://keisen.com/es/