Es muy importante antes de hacer cualquier análisis y buscar cualquier factor o variable que esté causando un problema, asegurarse que todas las personas en la organización están cumpliendo con lo que se haya definido como Estándares de Operación, es decir, con los procedimientos que deben de seguir todas las personas para garantizar el correcto funcionamiento de un proceso.
Como primer consejo, debes entender que todas las operaciones deben estar estandarizadas y todo el personal debe saber qué tiene que hacer, qué entregables debe dar y cuáles son las actividades que debe realizar, a esto se le llama Estándares de Operación. Muchos de los problemas que se presentan es porque no se ha tomado el tiempo de ir al lugar de los hechos y no se ha corroborado que se están cumpliendo con los diferentes procedimientos, estándares y actividades por todo el personal.
En ocasiones, no se tiene claro la evaluación del nivel de cumplimiento de los procedimientos en la operación, es por eso por lo que pueden surgir muchas dudas ¿Se están cumpliendo los estándares? ¿No se están cumpliendo? ¿Por qué no se están cumpliendo? ¿Se está respetando lo establecido? Porque puede ser que el procedimiento esté bien diseñado, pero existen factores que estén afectando a su correcto cumplimiento, como el entrenamiento que recibió el personal, el conocimiento que tienen acerca de las herramientas para operar, o el equipo para medir; Pero también se puede presentar el caso de que las personas sean las que están trabajando correctamente pero el proceso sea el que no esté actualizado, sea demasiado general o insuficiente.
Entonces la primera acción que debemos tomar para hacer un buen Análisis Causa Raíz es revisar los procedimientos de manera detallada y tomar en cuenta qué has realizado con los hallazgos al hacer auditorías o con las mejoras realizadas al enfrentar una queja del cliente, ¿Has agregado algún curso de entrenamiento para asegurar que la mejora se mantenga? ¿Las has documentado para comunicarlas a todo el personal y estandarizarlas?, muchas veces las mejoras que se realizan no generan un cambio en el sistema debido a que no se estandarizan.
Una vez estandarizado el proceso y definidos los estándares de operación ya se puede iniciar con el Análisis Causa Raíz, puesto que ya tendrás información sobre lo que mapeaste a la hora de ir a revisar el proceso y haber platicado con las personas que operan y sobre todo ya teniendo una referencia de qué es lo que debe cumplirse como estándar.
En Keisen Consultores, hemos apoyado a las organizaciones a estandarizar sus procesos, a encontrar aquellas variables que no se pueden controlar y a mejorar las variables que sí se pueden mejorar para garantizar el correcto cumplimiento de las operaciones.
No dudes en sumarnos a tu éxito, garantizamos la mejora y la optimización de procesos.
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Acerca del Autor
Dr. Ricardo Hirata es experto en Modelos de Planeación Estratégica, Medición y Desarrollo de la Efectividad Organizacional, Calidad, Innovación de Procesos, Análisis y Traducción de la Voz del Cliente y Kansei Engineering, ademas de ser el Director General de Keisen Consultores.
Como citar este articulo: Hirata-Okamoto, Ricardo, (9 de junio de 2021), 036 –Tip ACR 1: Problema correctamente Definido y Enunciado, Artículos y Blog de Keisen Knowledge, KEISEN Consultores, México, https://keisen.com/es/