Autor: Jesús Campos Cortés
La evolución de las sociedades, la tecnología y los negocios hace que los seres humanos necesitemos nuevas competencias para sobrevivir y triunfar.
Simplemente pensemos en el típico trabajador previo a la revolución industrial, cuya forma de subsistir se basaba en ejercer un oficio y su fuerza física para hacer su trabajo y su desplazamiento estaba limitado a las cercanías de su comunidad. Su campo de influencia era muy limitado, pero también se veía poco afectado por lo que ocurría en otras partes del planeta. La vida corría lentamente y el cambio era algo poco frecuente.
Bajo el entorno actual, el activo más importante de un trabajador es el conocimiento, no existen barreras físicas que impidan la movilidad global y las economías están interconectadas de múltiples extrañas formas. El cambio es parte del día con día y el reto por hacer el mejor uso de recursos escasos parece todos los días como el gran reto de una sociedad que tiene que aprender a ser sustentable.
A partir de esta visión general es de la cual quiero hablar de la importancia de la administración de proyectos, como una competencia básica de toda persona, trabajador, directivos, organización y sociedad.
La administración de proyectos se crea para contar con una sólida metodología para enfrentar retos de grandes dimensiones que implicaban muchos recursos y explorar nuevas tecnologías. Los mejores ejemplos siempre se encuentran en los viajes al espacio, en las grandes construcciones como la presa Hoover o en proyectos científicos como la bomba atómica. Sin embargo, este conocimiento se ha ido permeando en la sociedad para convertirse en una herramienta cotidiana que facilita a cualquier persona y organización alcanzar a tiempo un objetivo específico con el mejor uso de los recursos.
La administración de proyectos se especializa en generar resultados únicos, en resultados que nunca se habían hecho y posiblemente no se vuelvan a hacer. La dramática reducción de los ciclos de vida de los productos y la necesidad de una constante innovación hace que cada vez sea más utilizada. La palabra éxito toma nuevas dimensiones, ya no solo es hacerlo bien, hay que hacerlo oportunamente, al menor costo total, reduciendo los riesgos y satisfaciendo las necesidades de múltiples stakeholders dentro y fuera de la organización.
Los proyectos son un medio, no un fin, son un forma de convertir una idea en una realidad, una estrategia en acciones específicas, por lo cual tienen un amplio campo de acción en todas las áreas de una organización. Si entendemos como éxito el alcanzar los objetivos que nos planteamos, la administración de proyectos es la herramienta perfecta para conseguirlo. Un estudio de PWC reporta que 97% de las organizaciones consideran que la administración de proyectos es crítica para el desempeño y éxito de la organización.
En mi experiencia, y basado en la opinión de muchos expertos, la mayor complejidad de la administración de proyectos radica en la definición y administración del alcance. Al no tener claridad sobre lo que se desea alcanzar, es imposible definir con precisión las actividades asociadas, sus recursos, tiempos y costos. De acuerdo a un estudio de Gallup, en promedio los proyectos exceden sus presupuestos en 27% y de acuerdo al PMI 38% consideran que la razón principal por la que fracasan los proyectos en la “perversión del alcance”, que se refiere a los cambios desordenados sobre la idea original que perseguía el proyecto.
Además de lo anterior, existen otras dos causas relevantes que reducen la efectividad de la administración de proyectos, la falta de soporte directivo y la mala preparación de los gerentes de proyectos.
La Universidad de Ottawa identifico que 33% de los proyectos fallan por falta de involucramiento de la alta dirección. Si el proyecto busca cambios radicales seguramente tendrá que hacer muchas modificaciones que afectarán intereses y posiciones de poder que solo la alta dirección puede promover. Como en todo proceso de transformación, unos ganan y otros pierden, pero al final el interés de la organización debe estar por encima de los individuales y el éxito debe ser evaluado con el resultado en el mediano y largo plazo.
Por otro lado, un estudio hecho por Wrike revela que 70% de los gerentes de proyectos son improvisados y no tienen un entrenamiento específico para realizar los trabajos asociados con su responsabilidad.
La administración de proyectos en una iniciativa con un claro alcance, el adecuado apoyo de la dirección y manejado por un experto en el tema, es sin lugar a dudas una combinación que facilita el logro de cualquier objetivo y por lo tanto el éxito de la organización o la persona.
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Acerca del Autor M.A. Jesús Campos Cortés ha dedicado gran parte de los últimos 15 años a apoyar organizaciones en el desarrollo de talento y procesos para utilizar el potencial de la administración de proyectos. Cuenta con más de 12+ certificaciones profesionales, en el área de proyecto cuenta con el PMP del PMI y con Prince2 Practioner por APMG.
Como citar este articulo: Campos C. Jesús, (24 de septiembre de 2015), El éxito y la administración de proyectos, Artículos y Blog de Keisen Knowledge, KEISEN Consultores, México, https://keisen.com/es/