{"id":7070,"date":"2022-01-19T19:06:38","date_gmt":"2022-01-20T01:06:38","guid":{"rendered":"https:\/\/keisen.com\/es\/?p=7070"},"modified":"2025-02-07T15:33:44","modified_gmt":"2025-02-07T21:33:44","slug":"teian-sistema-proactivo-de-mejoras-rapidas-con-valor","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/keisen.com\/es\/teian-sistema-proactivo-de-mejoras-rapidas-con-valor\/","title":{"rendered":"TEIAN: Un sistema proactivo de Mejoras Rapidas con Valor"},"content":{"rendered":"\t\t
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Autor: Ricardo Hirata Okamoto.<\/strong> <\/em><\/span><\/p>

Muchas de las estrategias que las empresas implantan para capturar la voz de sus colaboradores se basa en medios de comunicaci\u00f3n, com\u00fanmente an\u00f3nimos como los buzones de sugerencias, l\u00ednea directa o \u201chot line\u201d con el Gerente, bandejas de mensajes entre otras. Todas son efectivas si responden o son la soluci\u00f3n a una necesidad previamente definida.<\/span><\/p>

El punto a tratar en este art\u00edculo tiene que ver con el uso de estos buzones de sugerencias como medio de la promoci\u00f3n de iniciativas de mejora o innovaci\u00f3n, donde la empresa invita a su personal a proponer ideas que resuelven alg\u00fan problema, la plasman en un documento, lo meten a un buz\u00f3n (caja) o se env\u00eda en forma electr\u00f3nica, este es revisado y si se aprueba se le contesta al participante a que proceda con su implantaci\u00f3n y en algunos casos muy contados, el colaborador recibe un reconocimiento.<\/span><\/p>

Estos mecanismos normalmente sufren de los siguientes problemas:<\/span><\/p>

  1. El personal no participa activamente ya que desconoce el proceso completo desde la documentaci\u00f3n de su idea hasta el beneficio (reconocimiento) que pudiera obtener por dichas ideas. En realidad, en la mayor\u00eda de los casos, el personal desconoce este procedimiento ya que simplemente no existe o parcialmente existe (solo desde el llenado de la hoja y la generaci\u00f3n de una respuesta por parte de alg\u00fan gerente).<\/span><\/li>
  2. Es com\u00fan que las \u201cIdeas de mejora\u201d o sugerencias del personal sean m\u00e1s bien \u201cpeticiones\u201d para que se resuelvan problemas particulares de su proceso y \u00e1rea de trabajo, m\u00e1s nunca lleva la propuesta de una soluci\u00f3n espec\u00edfica. Es decir, la idea de mejora es una queja que exige sea resuelta. Por ejemplo: \u201cMi idea de mejora es el cambio de mi computadora por otra mas nueva\u201d.<\/span><\/li>
  3. Por otro lado, tambi\u00e9n encontramos que existen iniciativas e ideas de mejora reales que tienen su soluci\u00f3n en otro proceso o \u00e1rea diferente a quien la propone, por lo que \u201cmi idea de mejora radica en que otra persona la implante\u201d y no procede.<\/span><\/li>
  4. Los m\u00e9tricos de desempe\u00f1o del \u201cbuz\u00f3n de sugerencias\u201d son los relativos al n\u00famero de sugerencias (ingresadas, en proceso y canalizadas), m\u00e1s no a indicadores clave que est\u00e9n alineados a los indicadores del negocio, como por ejemplo, reducciones de costo, incremento de ventas, reducci\u00f3n de tiempos, entre otros.<\/span><\/li>
  5. El sistema pierde fuerza ya que se mezclan en un solo buz\u00f3n, las sugerencias de mejora e innovaci\u00f3n con solicitudes del personal, quejas, denuncias o un foro de respuestas a un tema de inter\u00e9s para la empresa. Un sistema que busca reconocimiento de las ideas del colaborador, no se puede mezclar con un mecanismo que requiere sea \u201can\u00f3nimo\u201d.<\/span><\/li><\/ol>

    Los buzones de sugerencias utilizados para promover las iniciativas de mejora e innovaci\u00f3n en una empresa, llamados hoy \u201cSistemas de Mejoras R\u00e1pidas\u201d tienen su origen en el sistema japon\u00e9s TEIAN SEIDO (Sistema de propuestas del personal) mismo que ha tenido distintas etapas de desarrollo y en la actualidad se aplica en formas diferentes.<\/span><\/p>

    En un inicio y hasta los 80\u00b4s, estos sistemas daban reconocimientos solo por la \u201cidea\u201d y por el impacto de su \u201cimplantaci\u00f3n\u201d, ponderando por ejemplo: el trabajo en equipo, la originalidad, creatividad, ahorros, entre otros.<\/span><\/p>

    En la d\u00e9cada de los 90\u00b4s y hasta la actualidad, estos sistemas evolucionan y se enfocan m\u00e1s al reconocimiento del impacto por su implantaci\u00f3n y solo por excepci\u00f3n, a la sola \u201cidea\u201d o conceptualizaci\u00f3n de una soluci\u00f3n. Esto debido a que una organizaci\u00f3n que logra consolidar una cultura de mejora e innovaci\u00f3n, se enfrenta a una gran cantidad de aportaciones de sus colaboradores que hacen muy costosa la administraci\u00f3n cuando solo se gestionan ideas y no implantaciones.<\/span><\/p>

    En Jap\u00f3n, en lo particular, se acostumbra ofrecer reconocimientos monetarios basados en un tabulador o escala que est\u00e1 definida en funci\u00f3n del impacto econ\u00f3mico de la implantaci\u00f3n de sus ideas o propuestas. En otras palabras, gana m\u00e1s una \u201cidea\u201d que ahorra m\u00e1s o genera m\u00e1s valor para la empresa en un periodo de 12 meses.<\/span><\/p>

    En M\u00e9xico, no es sencillo dar reconocimientos monetarios debido a las regulaciones respecto al salario integrado mensual que elevan el costo de su administraci\u00f3n. Imaginemos que en una quincena una persona genera e implanta 2 ideas y en la siguiente quincena no, y el responsable de n\u00f3minas tiene que hacer cambios cada quincena al sistema de n\u00f3mina.<\/span><\/p>

    Por esta raz\u00f3n, muchas organizaciones traducen el impacto econ\u00f3mico o generaci\u00f3n de valor a puntos, o bien, a productos en especie que otorgan a sus colaboradores en forma peri\u00f3dica. En el caso de puntos, se lleva un control por persona de los mismos y el colaborador los puede canjear por productos que la empresa ha determinado.<\/span><\/p>

    Los buzones de ideas altamente proactivas y efectivas tienen las siguientes caracter\u00edsticas que los hace \u00fanicos y efectivos en su aplicaci\u00f3n en M\u00e9xico:<\/span><\/p>

    1. Son estrictamente buzones (en papel o en forma electr\u00f3nica) para proponer ideas de mejoramiento o innovaci\u00f3n por parte de una persona o un equipo de trabajo.<\/span><\/li>
    2. No se utiliza como medio de comunicaci\u00f3n o de recepci\u00f3n de opiniones o comentarios sobre temas previamente definidos por la empresa.<\/span><\/li>
    3. No se permiten quejas o solicitud de cambios relacionados a la pol\u00edtica interna de la empresa, as\u00ed como temas laborales, salariales, acuerdos directivos, entre otros.<\/span><\/li>
    4. Deben de demostrar la existencia de una oportunidad, describir la soluci\u00f3n propuesta para su validaci\u00f3n y aprobaci\u00f3n, y una vez implantada, deben documentar la situaci\u00f3n mejorada con sus resultados.<\/span><\/li>
    5. No son an\u00f3nimos, ya que la persona o el equipo que realiza la sugerencia, es responsable de su implantaci\u00f3n y por supuesto, es merecedora de un reconocimiento por su labor.<\/span><\/li>
    6. El autor debe ser parte de quienes implantan la soluci\u00f3n y no meramente un espectador.<\/span><\/li>
    7. Las propuestas de soluci\u00f3n o iniciativas de mejora, una vez aprobadas, deben ser implantadas por lo general, en menos de 30 d\u00edas.<\/span><\/li>
    8. Tienen una estructura de soporte que vigila todo el proceso, lo promueve y controla, as\u00ed como difunde las mejores pr\u00e1cticas e ideas en toda la organizaci\u00f3n.<\/span><\/li><\/ol>

      Muchos confunden este sistema y lo ubican como el modelo para mejoras sencillas y peque\u00f1as, pero en realidad logra ser el \u201cbrazo\u201d de reconocimiento para el personal de todos los otros modelos de proyectos de mejora en la organizaci\u00f3n. Por ejemplo, si un equipo de \u201cSeis Sigma\u201d hace una mejora o un grupo de profesionistas realiza una innovaci\u00f3n, la pueden documentar por este medio y as\u00ed recibir su reconocimiento justo.<\/span><\/p>

      Un sistema proactivo de mejoras r\u00e1pidas logra promover una cultura de mejoramiento en toda la empresa y m\u00e1s importante a\u00fan, a lograr la documentaci\u00f3n de toda iniciativa de mejora implantada, contribuyendo a la gesti\u00f3n del conocimiento y el aprendizaje.<\/span><\/p>

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