Autor: Ricardo Hirata O.
Una de las quejas más frecuentes de los ejecutivos está relacionada con el tiempo que se le dedica a las juntas y reuniones que lejos de contribuir al logro de resultados, se perciben como una mala inversión del tiempo o “juntitis”.
Causas de la “juntitis”
- Realización de juntas que tradicionalmente se han realizado (como rito o ritual) pero se desconocen sus fines, modo de operación, resultados esperados y terminan convirtiéndose en otro tipo de reunión.
- Realización de juntas como “reuniones de café” llenas de improvisación y sin seguimiento y control en lugar de entender que las juntas son procesos y medios para acelerar el logro de fines (y no para crear más problemas). Y por tanto son susceptibles a ser mejoradas y encaminadas a objetivos claros.
- Búsqueda de “inocentes” a quién delegarle proyectos e iniciativas que “otros” no pueden o quieren realizar en forma supuestamente “democrática”. Muy común en organizaciones donde la alta gerencia se conforma con decir los “qués” pero no tiene idea de los “cómos” y buscan endosar los mismos, generando hiperactividad y estrés en los mandos medios quienes operan y además tienen asignados proyectos de “otros”.
- Desarticulación entre las diferentes áreas y funciones de una organización generando caos, duplicidad de esfuerzos, omisiones, entre otros y el uso de una medida llamada junta para coordinarlos a todos y convirtiéndose en reuniones de ataques, justificaciones y pretextos por lo no alcanzado, búsqueda de culpables y acuerdos que no se cumplirán (ya que después de la junta cada quien regresa a su propia función o área).
- El “jefe” quiere estar informado y convoca a reuniones para entender lo que sucede, las decisiones que se tomarán, entre otros, ya que en general está alejado de la organización. Estas sesiones suelen cambiar abruptamente el destino y procesos ya iniciados dependiendo de las “ordenes” y “líneas” que se dictan en las reuniones.
Recomendaciones para reducir el número de juntas y reuniones
1
Toda junta es necesaria si no puede ser sustituida por una llamada o conferencia telefónica, correo electrónico, memorando, o bien, el asunto puede ser sumado a la agenda de otra junta.
2
Toda junta es necesaria si se requiere de la participación de todos para la generación de consensos, búsqueda de discusión y debate como medio para encontrar una solución, es más rápido informar y comunicar en forma colectiva que por otros medios.
3
Suspenda las juntas si esta se puede realizar con la participación de suplentes u homólogos y no se tomarán decisiones, acuerdos y compromisos.
4
Suspenda las juntas si el entregable o resultado esperado de la junta no está definida claramente, es decir, ¿qué se pretende obtener como producto de esta junta? (medible, observable y costo efectiva).
5
Categorice su reunión por tipo y determine el protocolo para cada caso. Por ejemplo, las juntas informativas pueden ser diarias de 10 minutos al inicio de labores, las reuniones de consulta o planeación son periódicas y duran de 1 a 2 horas, las de trabajo o proyecto duran entre 30 y 90 minutos y son semanales (misma hora y mismo lugar), las reuniones de estudio y desarrollo son de 1 a 2 horas en función de un calendario, las de articulación de 2 horas y bajo convocatorias y las de socialización para mejorar las relaciones internas de 1 a 2 horas en forma periódica.
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Acerca del Autor
Ricardo Hirata es experto en Modelos de Planeación Estratégica, Medición y Desarrollo de la Efectividad Organizacional, Calidad, Innovación de Procesos, Análisis y Traducción de la Voz del Cliente y Kansei Engineering, ademas de ser el Director General de Keisen Consultores.
Como citar este articulo: Hirata-Okamoto, Ricardo, (1 de febrero de 2022), ¿Cómo evitar la “Juntitis” ?, Artículos y Blog de Keisen Knowledge, KEISEN Consultores, México, https://keisen.com/es/